Open/Close Menu Unternehmensgründung · Unternehmensnachfolge · Unternehmenssicherung

Verschärfte Auflagen für elektronische Kassensysteme

ab dem 01. Januar 2020

Bargeld-intensive Branchen, wie Gastronomie oder Einzelhandel sind verstärkt in den Fokus der Finanzprüfer gerückt. Doch auch andere Branchen, wie zum Beispiel Food Trucks, Handwerker oder Friseure benötigen eine finanzkonforme Registrierkasse.

 

I) Registrierungspflicht

Ab dem 01. Januar 2020 müssen Steuerpflichtige ihr elektronisches Aufzeichnungssystem an die Finanzämter melden.
Für Steuerpflichtige, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 01. Januar 2020 angeschafft haben, gilt hierfür eine Frist bis zum 31. Januar 2020.
Die Meldung an das Finanzamt ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordruckes möglich.
(Inhalt dieser Meldung umfasst u.a. die Steuernummer des Unternehmens, Art des Aufzeichnungssystems, Standort und Anzahl der verwendeten Systeme, die Seriennummer sowie das Datum der Anschaffung.)
Dieser Vordruck steht derzeit leider noch nicht zur Verfügung.
Eine Meldung ist deshalb noch nicht möglich. Sobald der Vordruck veröffentlicht wurde, werden wir Sie darüber informieren (siehe auch: kassensystemevergleich.de)

 

II) Kassennachschauen; Aufbewahrungspflichten

Es werden seit dem 01. Januar 2018 Kassennachschauen durchgeführt. Dabei wird überprüft, ob Unternehmen ihre Registrierkassen ordnungsgemäß verwenden und die Kassensturzfähigkeit gegeben ist.
Solche Betriebsprüfungen werden während der gewöhnlichen Geschäfts- und Arbeitszeiten und ohne Vorankündigung durchgeführt. Die Nachschau berechtigt nicht zu einer umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume, sie bezieht sich lediglich auf den Bereich der Kassen als Gegenstand der Prüfung.
Der Inhaber oder Geschäftsführer muss zu diesem Zeitpunkt nicht persönlich vor Ort sein; ein Verantwortlicher für das Kassensystem muss den Zugang ermöglichen.

Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und  ohne Fristsetzung,  zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.

Die Aufbewahrungsfrist für die oben genannten elektronischen Daten beträgt 10 Jahre, innerhalb dieses Zeitraumes müssen die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Sie sollten so in einem elektronischen Journal gespeichert sein, dass nachträgliche Veränderungen unmöglich sind (z.B. Sicherung mit fortlaufender Transaktionsnummer).
Darüber hinaus sind Protokolle über die erstmalige Einrichtung des elektronischen Aufzeichnungssystems, Handbücher und Bedienungs- / Programmierungsanleitungen aufzubewahren.

 

III) Fehlervermeidung bei elektronischer Registrierkasse

Die Erfassung von Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse ist dann fehlerhaft, wenn Kassenabschlussbelege (sogenannte „Z-Bons“) fehlen oder wenn Stornierungen in den Z-Bons nicht ausgewiesen werden, sondern nur die Differenz ersichtlich ist. Werden Retouren oder Storni unmittelbar von den Einnahmen abgezogen, liegt ein schwerer formeller Fehler vor, der eine Schätzung der Einnahmen zur Folge haben kann.

Achten Sie bitte auch hier auf Vollständigkeit.

 

IV) Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

Zudem möchten wir Sie darüber informieren, dass zum 01.01.2020 elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet und zertifiziert sein müssen. Diese umfasst ein Sicherheitsmodul, das alle Kasseneingaben protokolliert und eine einheitliche externe Schnittstelle, durch die jederzeit und überprüfbar Daten ausgelesen und ausgewertet werden können.

Für Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und die den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen entsprechen, aber nicht umgerüstet werden können, gilt eine Übergangsfrist zur Anschaffung eines neuen Systems bis zum 31.12.2022.

 

V) Belegausgabepflicht

Registrierkassen müssen in der Lage sein, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder elektronisch oder in Papierform. Dazu wird die Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an die Kunden eingeführt und gilt ab dem 01.01.2020.
Der Beleg muss in unmittelbaren zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen.
In manchen Fällen kann beim zuständigen Finanzamt aus Gründen der Praktikabilität und Zumutbarkeit ein Antrag auf Verzicht der Belegausgabepflicht beantragt werden. Diese Genehmigungen liegen im Ermessen des Finanzamtes und kommen vor allem für Einzelhandelsunternehmen in Betracht, die an eine Vielzahl von Personen Waren von geringem Wert verkaufen (z.B. Bäcker).

 

VI) offene Ladenkassen; Einzelaufzeichnungspflicht 

Es ist auch zulässig, eine offene Ladenkasse zu führen; die Pflicht, ein elektronisches System zu nutzen, besteht nicht.
Doch die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Kassenführung sind mit hohem Aufwand verbunden:
Jedes einzelne Handelsgeschäft muss mit ausreichender Bezeichnung aufgezeichnet werden.
Ist eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar, müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Dieser muss vollständig und auf Richtigkeit überprüfbar sein.
Bei Warenverkäufen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen ist in der Regel eine Einzelaufzeichnung erforderlich. Die o.g. Ausnahme kann auch bei Dienstleistungen angewendet werden, wenn eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist (die Dauer der Dienstleistung ist sehr kurz bemessen). Im Regelfall ist bei Dienstleistungen stets eine Einzelaufzeichnung erforderlich.

Für die Anfertigung des Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldbestand unabhängig vom Aufbewahrungsort (Tresor, Kellnerbörse, Portokasse,…) täglich zu zählen.
Bei mehreren Kassen müssen die Kassenberichte einzeln und der Bargeldbestand der jeweiligen Kasse zuordenbar sein.
Rundungen und Schätzungen sind unzulässig.
Wird ein Zählprotokoll erstellt, das als zusätzlicher Nachweis der vollständigen Ermittlung der Einnahmen dient, so ist dieses ebenfalls aufzubewahren. Ausgaben, Einnahmen, Entnahmen und Einlagen sind durch Belege nachzuweisen.

Mit Standardsoftware (z.B. Office-Programmen) erstellte EXCEL-Tabellen entsprechen nicht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit und werden nicht anerkannt.

 

VII) Inhalte jeder Einzelaufzeichnung

Die Grundaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar zu der Entstehung des jeweiligen Geschäftsvorfalles aufzuzeichnen sind:

  • die/der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel/Dienstleistung
  • der endgültige Einzelverkaufspreis
  • der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag
  • vereinbarte Preisminderungen
  • die Zahlungsart
  • das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes
  • die verkaufte Menge bzw. Anzahl sowie
  • der Name des Vertragspartners.

 

VIII) Sanktionierung von Verstößen

Verstöße gegen die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe von bis zu 25.000,- Euro geahndet werden, unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist.

Category

© 2018 Ahlbory, Garbe & Partner
Crafted by M00dy

selbstständig unternehmen